Comment le logiciel P2P aidera les hôteliers à maîtriser leur budget 2024

Accenture a établi que 71 % des consommateurs prévoient de maintenir ou d’augmenter leurs dépenses de voyages de loisirs l’année prochaine. Cette tendance est autant d’occasions offertes aux hôteliers pour compenser les pertes de recettes subies pendant la pandémie, et ainsi connaître une nouvelle croissance de leurs revenus bruts. Les projections de CWT font apparaître que les tarifs journaliers moyens dans le monde auront tendance à augmenter de 3 % entre 2023 et 2024. Bien que les taux d’occupation et les tarifs journaliers moyens augmentent, les coûts, eux, explosent. Alors que les salariés réclament des salaires plus élevés et que l’inflation touche les aliments, les boissons et l’énergie, l’expansion des dépenses de voyage ne se répercute pas sur les résultats des hôteliers.

Pour tirer le meilleur parti du dynamisme stable du secteur touristique, les hôteliers doivent investir davantage dans l’innovation de leur structure interne, ce qui les aidera à rationaliser leurs opérations et donc, à encourager les clients à séjourner chez eux. Il leur faut inévitablement trouver de nouvelles manières de réduire les coûts, même si le prix des marchandises et des services continue de progresser. Les hôteliers devraient se concentrer sur leur processus Procure-to-Pay (P2P) pour optimiser leur budget 2024.

Un meilleur contrôle et une visibilité accrue ont une incidence positive sur les coûts à plusieurs niveaux de l’entreprise. L’investissement dans des solutions qui favorisent l’approvisionnement électronique et l’automatisation rend plus efficace tout le processus P2P et accroît la rentabilité des transactions et de la gestion des stocks. Les hôteliers sont ainsi assurés de profiter pleinement de l’augmentation de la demande touristique.

Beaucoup d’hôteliers s’appuient encore sur une facturation et un approvisionnement sur support papier. Pratiquement tous les services sont concernés par l’approvisionnement, de la cuisine à la comptabilité, et les flux de travail manuels créent des silos d’informations. Cela conduit les services à dépasser leur budget et la comptabilité à mal comprendre la stratégie qui sous-tend les décisions d’achat. Le processus d’approbation devient très compliqué, incitant les salariés à tenter de le contourner. Résultat : l’entreprise perd en conformité.

L’utilisation de processus privilégiant les tâches manuelles augmente aussi le risque d’erreurs humaines coûteuses. Pendant que les équipes sont occupées à gérer des tonnes de papier, elles ne gagnent pas de visibilité sur les stocks, et elles n’ont pas les données nécessaires pour améliorer leurs décisions en matière de gestion des stocks. Les processus manuels et le manque de transparence compliquent la vérification précise des factures et la gestion de la trésorerie, perturbant les relations avec les fournisseurs et ralentissant l’activité.

Les solutions P2P de bout en bout unifient le processus d’approvisionnement dans tous les services, rationalisent les approbations et facilitent la vérification des factures et les paiements. Un autre avantage des logiciels P2P est l’automatisation, qui accélère l’approvisionnement dans son ensemble et libère les équipes qui peuvent alors se consacrer à l’analyse de données et à l’optimisation des stratégies.

Réussir à relever les défis qui se profilent dans le futur secteur touristique exige des hôteliers qu’ils examinent avec un regard critique les flux de travail existants afin de dégager les liquidités nécessaires pour les réinvestir dans leur croissance. Le logiciel P2P est loin d’être un accessoire : c’est un outil essentiel qui crée des économies de coûts et accompagne des prises de décisions plus éclairées des hôteliers et leur développement exponentiel.

Lorsque chaque service d’un établissement hôtelier utilise une plateforme P2P comme source unique, la répartition du budget est beaucoup plus transparente pour tout le monde. Il est alors plus aisé d’évaluer si un bon de commande doit être approuvé, encourageant les équipes à optimiser leurs dépenses et à accélérer le traitement des paiements des sommes à payer.

Le vendeur voit également ses bons de commande, sa facturation et ses paiements rationalisés, ce qui améliore la relation entre l’hôtelier et le fournisseur. Les solutions qui se connectent aux systèmes de facturation et de stock des vendeurs simplifient les achats et garantissent le paiement anticipé ou à échéance des vendeurs, induisant des remises plus élevées. Du point de vue des hôteliers, les solutions P2P fournissent des analyses qui synthétisent les performances des vendeurs afin qu’ils puissent profiter des meilleures réductions de prix.

Les solutions P2P intègrent des systèmes de gestion de l’approvisionnement et des stocks pour offrir aux hôteliers une meilleure visibilité des fournitures et de ce qui occupent simplement de l’espace. La visibilité permet aux non-experts, comme les chefs et le personnel en première ligne, de mieux s’approprier l’approvisionnement tout en respectant la conformité. Avec des solutions P2P de bout en bout, cette visibilité est aussi partagée avec les autres services. Une plus grande transparence conduit à une meilleure prise de décisions, et ce à l’échelle de toute l’entreprise.

Le logiciel P2P prend en compte toute la complexité et les nuances des flux de travail d’approvisionnement, en simplifiant le processus tout en réduisant considérablement les risques. Grâce aux données et aux outils d’analyse plus performants proposés par les plateformes P2P, les hôteliers peuvent trouver de nouvelles voies de réduction des coûts et saisir les occasions d’accroître leurs recettes.

Un budget fixe les postes de dépenses, il ne s’interroge pas sur les dépenses déjà réalisées. John Maxwell est le premier à en avoir parlé et ne pouvait pas mieux l’exprimer. Les hôteliers doivent pouvoir compter sur bien plus que leur revenu brut pour générer des bénéfices et planifier un budget. L’établissement d’un budget 2024 réaliste demande aux hôteliers de balayer devant leur porte en nettoyant leurs opérations et en réduisant les coûts pour accroître leurs marges.

En maximisant la rentabilité de leur approvisionnement, les hôteliers peuvent créer une base solide alors que de grands changements dans l’industrie touristique sont annoncés pour l’année à venir. Le logiciel P2P doit sans aucun doute être présent dans le budget 2024 des hôteliers. L’investissement dans des solutions P2P est synonyme d’efficacité immédiate et offre un potentiel de réduction des coûts sur plusieurs années en transformant l’approvisionnement dans son ensemble. Enfin, un logiciel P2P fournit un niveau de contrôle inégalé des coûts d’approvisionnement dont les hôteliers ont aujourd’hui besoin alors que les variables économiques et l’envie de voyage continuent d’évoluer.